Informativa privacy REGS

Chi tratta i dati e come contattarci

Il titolare per i trattamenti descritti in questa informativa è Azione Digitale di Armando Femiano, P. IVA IT14566040961, con sede in Via Giuseppe Mazzini 2b, 20044 Arese (MI), Italia. Puoi contattarci all'indirizzo office@azionedigitale.com o al numero +39 348 8602217. Questi sono anche i recapiti per le richieste relative alla protezione dei dati.

REGS è una piattaforma professionale per agenzie immobiliari. Questa informativa riguarda chi richiede informazioni sul servizio, i referenti delle agenzie e gli utenti autorizzati della piattaforma. Per i dati di venditori, acquirenti e altri contatti inseriti da un'agenzia, il titolare è quella agenzia: Azione Digitale opera per suo conto come responsabile del trattamento. L'agenzia fornisce la propria informativa e decide finalità e basi giuridiche. Non usiamo i contatti delle agenzie per promuovere servizi nostri o di altre agenzie.

Dati, finalità e basi giuridiche

• Attivazione e gestione del servizio: nome, email professionale, agenzia, ruolo, preferenze di lingua, identificativi di account, autenticazione e autorizzazioni. Per il contraente persona fisica la base è l'esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali richieste (art. 6.1.b GDPR); per referenti e collaboratori del contraente è il legittimo interesse a gestire il rapporto professionale e gli accessi (art. 6.1.f).
• Assistenza e comunicazioni operative: richieste, risposte e metadati necessari a risolvere problemi, comunicare cambiamenti del servizio o recuperare l'accesso. Si applicano la base contrattuale oppure il legittimo interesse alla gestione del rapporto, secondo la posizione dell'interessato. Non aggiungere nelle richieste password, chiavi, dati sanitari o interi archivi clienti.
• Sicurezza e prevenzione degli abusi: indirizzo IP, eventi di autenticazione, data/ora, dispositivo o browser quando disponibili, attore e oggetto delle operazioni tracciate. La base è il legittimo interesse alla protezione del servizio e dei dati, bilanciato con i diritti degli utenti; per gli adempimenti specificamente imposti dalla legge si applica l'art. 6.1.c. I log non sono destinati a monitorare indiscriminatamente l'attività lavorativa.
• Amministrazione del contratto, fatturazione esterna alla piattaforma e obblighi di legge: anagrafica e dati amministrativi necessari, sulla base del contratto e degli obblighi applicabili. REGS non è un sistema di contabilità.
• Accertamento e difesa di diritti: soltanto i dati pertinenti alla pretesa o controversia, sulla base del legittimo interesse alla tutela dei diritti, nei limiti necessari.

Questa versione non prevede newsletter promozionali di Azione Digitale agli utenti REGS. Eventuali nuove finalità richiederanno informativa e base giuridica appropriate prima dell'attivazione. Non si chiede di «acconsentire alla privacy» per stipulare il contratto o ricevere assistenza.

Da dove provengono e cosa è necessario fornire

Riceviamo i dati direttamente dall'utente, dall'amministratore dell'agenzia che lo invita e dall'uso del servizio. Per gli invitati, l'invito identifica l'agenzia di provenienza. I dati minimi di account e autorizzazione sono necessari per l'accesso; senza di essi non è possibile erogarlo. Le informazioni facoltative sono indicate come tali e possono essere omesse. Il rifiuto di marketing facoltativo non condiziona il servizio.

Destinatari, integrazioni e trasferimenti

Accedono ai dati soltanto persone autorizzate secondo necessità e fornitori incaricati di autenticazione, hosting, database, email operative, assistenza tecnica e copie di sicurezza. Il registro allegato a questa informativa identifica i fornitori effettivi e le relative funzioni. Le integrazioni dell'agenzia con Meta, WhatsApp, email, calendario e AI sono attivate solo nel perimetro autorizzato dall'agenzia; non consentono di accedere indistintamente ai suoi account personali.

Alcuni fornitori o loro subfornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo. Il registro fornitori pubblicato insieme all'informativa specifica, per il servizio effettivamente utilizzato, paesi e garanzie applicabili: decisione di adeguatezza ove ne ricorrano le condizioni oppure clausole contrattuali standard e misure supplementari ove necessarie. Puoi chiedere a office@azionedigitale.com informazioni e copia delle garanzie pertinenti, con oscuramento delle sole informazioni riservate. La mera cifratura non è presentata come sostitutiva di tali verifiche.

Consulenti amministrativi o legali e autorità possono ricevere i soli dati necessari alle rispettive funzioni e obblighi. Non vendiamo i dati personali e non li diffondiamo pubblicamente.

Conservazione

I dati operativi dell'account sono conservati durante il rapporto e, dopo la cessazione, per il periodo tecnico di restituzione e chiusura, fino a 30 giorni. Le richieste di informazioni non seguite da contratto e i ticket ordinari sono conservati rispettivamente per 12 mesi dall'ultima interazione sostanziale o dalla chiusura. I log tecnici e di accesso sono conservati fino a 180 giorni dall'evento, salvo isolamento di evidenze necessarie per incidenti o controversie.

Documenti soggetti a obblighi contabili sono conservati per i termini applicabili, normalmente dieci anni dall'ultima registrazione ai sensi dell'art. 2220 c.c.; eventuali termini fiscali più lunghi si applicano solo ai documenti interessati. Le prove contrattuali strettamente necessarie alla tutela dei diritti sono separate dall'account attivo, con accessi limitati, per il periodo di prescrizione pertinente, ordinariamente fino a dieci anni dalla cessazione. Non si conserva per questo l'intero contenuto dell'account o del CRM.

Le copie di sicurezza segregate possono contenere dati già eliminati dall'ambiente operativo per un massimo di 180 giorni dalla copia; non sono utilizzate per attività ordinarie. In caso di ripristino vengono riapplicate le cancellazioni e opposizioni pertinenti prima di riaprire le automazioni. Una controversia o un obbligo legale può richiedere conservazione selettiva più lunga, documentata e riesaminata, non un rinnovo generale di tutti i termini.

Diritti e reclami

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e, nei casi previsti, portabilità dei dati. Puoi opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione; resta salva la valutazione dei motivi legittimi prevalenti o della difesa di un diritto. L'opposizione al marketing diretto, ove introdotto, è sempre esercitabile. L'eventuale consenso può essere revocato senza pregiudicare il trattamento lecito precedente.

Scrivi a office@azionedigitale.com. Rispondiamo entro un mese; nei casi complessi il termine può essere esteso di altri due mesi, comunicando entro il primo mese ragioni e proroga. Verifichiamo l'identità in modo proporzionato senza richiedere sistematicamente copia del documento. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it, o all'autorità competente del luogo di residenza abituale, lavoro o presunta violazione, e ricorrere all'autorità giudiziaria. Le richieste sui dati CRM dell'agenzia vengono inoltrate al relativo titolare, con assistenza tecnica da parte nostra.

Automatismi, cookie e aggiornamenti

Per gli utenti della piattaforma non sono previste decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi. Controlli tecnici di autenticazione e sicurezza possono impedire un accesso non autorizzato; l'assistenza può esaminare eventuali errori.

L'applicazione utilizza tecnologie necessarie all'autenticazione, alla sessione e alla sicurezza. Questa informativa non autorizza cookie pubblicitari o tracciamenti facoltativi. L'eventuale sito istituzionale che ospita la pagina ha tecnologie proprie, da descrivere nella relativa informativa cookie; non si presume che il sito e l'applicazione siano identici. Modifiche sostanziali saranno comunicate con una nuova versione e, quando necessario, una nuova scelta dell'interessato.